Robotic Process Automation
Che cosa è la RPA?
Con il termine RPA (Robotic Process Automation) si identificano quelle tecnologie software (software robot) che hanno l’obiettivo di liberare le persone da attività manuali ripetitive, a basso valore sia in termini di competenze necessarie alle persone, sia in termini di business.
La robotic process automation ha lo scopo di automatizzare totalmente i processi di back office, quei processi noiosi e ripetitivi che spesso vengono affidati alle persone, con un rischio di errore elevato e un tipo di lavoro svilente per chi deve farlo.
In passato con l’automazione dei processi si era già arrivati a dei buoni risultati, ma occorrevano sempre dati strutturati e integrazione dei sistemi tramite API (Application Programming Interface) o script creati appositamente per l’occasione.
L’RPA permette di portare l’automazione praticamente in ogni campo perché è in grado di gestire dati da documenti scannerizzati, immagini, email (dati non strutturati) e di sfruttare alcune tecnologie tipiche dell’intelligenza artificiale, come il machine learning ed il natural language processing. In questo modo i processi automatizzati possono imparare e adeguarsi ai cambiamenti dell’ambiente operativo all'interno del quale vengono installati.
Per questi motivi la RPA non è propriamente una tecnologia ma piuttosto una nuova pratica di Business Technology che analizza e ottimizza l’intero ciclo di vita di un processo, senza doverlo riscrivere o modificare.
Caratteristiche dell’RPA:
Benefici della Robotic Process Automation
Riduzione dei tempi dei cicli di lavorazione e aumento della produttività: Gli strumenti software robotizzati sono in grado di svolgere vari compiti più rapidamente di un essere umano. 24 ore al giorno, sette giorni su sette.
Risparmia tempo e aumenta la precisione: I robot software sono programmati per migliorare la precisione, seguono le regole e non commettono errori. Si risparmia tempo e si ha la garanzia della precisione dei dati.
Scalabilità e flessibilità: Se un processo può essere automatizzato e quindi seguito da un robot, nel caso di aumento di lavoro e di dati da analizzare e trasformare, non occorrono più persone, basta assegnare maggiori lavori al robot. Questo permette di gestire i picchi di lavoro con maggiore tranquillità, permettendo appunto la possibilità di scalare più facilmente.
Acquisizione dei dati esauriente: può acquisire qualsiasi tipo di dato. Tutte le fasi possono essere osservate ed è possibile trascrivere i log, in modo da poter monitorare gli eventi, l’acquisizione dei dati e la trasformazione dei dati stessi.
In questo modo per le aziende sarà più semplice prevenire errori o capire meglio come migliorare un processo o verificare l’invio dei dati.
Valorizza la risorsa umana: le persone quando devono svolgere lavori ripetitivi a basso valore aggiunto (copiare dati, rispondere in maniera automatica secondo risposte predefinite), solitamente non sono contente, spesso la vivono come una punizione o quanto meno percepiscono di non essere lavorativamente apprezzate. Questo fa diminuire l’attenzione, diminuire la produttività ed elevare il rischio di errore. Quando questi lavori ripetitivi vengono fatti svolgere ai robot e alle persone vengono assegnati compiti a maggior valore, tutti sono più felici.
Risparmio sui costi o aumento dell’efficienza: poiché la maggior parte dei lavori manuali e ripetitivi può essere facilmente automatizzata, è possibile ridurre il personale o destinarlo ad altri lavori. Si eliminano gli errori umani e quindi anche i costi.
Rapido ritorno dell’investimento: la robotic process automation aumenta la produttività nei vari settori industriali perché un solo robot software è in grado di svolgere l’attività di circa tre persone. Questo crea un ROI positivo molto più rapidamente del previsto.
In quali processi aziendali è possibile utilizzare l’RPA?
La Robotic Process Automation per sua natura è utilizzabile trasversalmente in azienda. Ecco alcuni ambiti applicativi:
Data entry manuale o ripetuta: con la robotic process automation è possibile semplificare e diminuire l’immissione (o la copiatura) dei dati. Le traduzioni dei dati e l’inserimento dei dati da un sistema all’altro possono essere facilmente eseguite dall’utente.
Generazione automatica di report: viene utilizzata per automatizzare la collection dei dati, in modo da poter fornire report esatti e accurati.
Processo decisionale basato su regole: Con l’uso della RPA, è possibile gestire le matrici decisionali e una semplice decisione basata su regole può essere presa con precisione.
Convalida delle informazioni: Riunisce e confronta i dati tra i vari sistemi per convalidare e rivedere le informazioni e fornisce la conformità e la revisione dei risultati.
I processi interessano tantissimi settori aziendali, dalle banche alle assicurazioni, dagli inserimenti degli ordini nei settori dei trasporti e dell’industria, alla spunta bolle fatture in tanti altri settori aziendali. Ovunque ci siano delle attività ripetitive svolte manualmente, la robotic process automation può intervenire e migliorare la qualità del lavoro per le persone e le aziende.
