MetaServer
Software RPA per elaborare automaticamente documenti scansionati ed elettronici da cartelle o caselle di posta elettronica.
MetaServer è un software RPA (Robotic Process Automation) che svolge un lavoro ripetitivo in modo che tu e i tuoi dipendenti non dobbiate farlo. Ad esempio, MetaServer può dividere automaticamente un insieme di documenti in singoli documenti, rilevando le parole di separazione nella prima pagina, classificarli per tipo di documento, estrarre e cercare dati chiave, inviare notifiche e-mail se si applicano determinate condizioni e aggiornare un sistema aziendale con informazioni risultanti.
Il robot viene attivato quando si riceve un documento. Un documento può essere un'e-mail con allegati PDF, un documento scansionato con una stampante multifunzione (stampanti multifunzione / fotocopiatrici digitali), scanner per documenti o smartphone. Dato che il PDF è il formato standard adottato per i documenti di tipo aziendale, MetaServer è stato ottimizzato per gestire tale formato.
Un esempio d'uso comune di MetaServer è la classificazione automatica di documenti scansionati o PDF allegati alle e-mail.
Solitamente le aziende utilizzano le multifunzioni per generare file di formato PDF con un nome casuale generato dalla macchina. Successivamente, l'utente trova il file, lo rinomina e lo inserisce nel percorso corretto di cartelle. Questo processo può andare bene per la scansione occasionale, ma nel caso in cui si debba elaborare più documenti, diventa un processo ingombrante e soggetto a errori. Qui entra in gioco MetaServer. Basta scansionare i documenti e il robot prende il controllo. I dati rilevanti vengono cercati, estratti e utilizzati per organizzare automaticamente i documenti in cartelle e applicare un nome significativo a ciascun file.
MetaServer viene eseguito come servizio in background per eseguire una serie di processi automatici come ad esempio:
- Importare file PDF / TIF / JPG / PNG da cartelle e sottocartelle
- Guarda le caselle di posta elettronica e importa gli allegati PDF / TIF / JPG / PNG
- Separare, elaborare e organizzare i documenti in base alle regole
- Elimina pagine vuote, ruota automaticamente le pagine in base al loro orientamento al testo e / o al codice a barre
- Migliora la qualità dell'immagine usando Kofax VRS
- Convertire i file PDF / TIF / JPG / PNG scansionati in PDF ricercabili
- Rilevamento automatico del tipo di PDF: estrae i dati accedendo al testo di un PDF elettronico senza passare attraverso l'OCR o utilizza automaticamente l'OCR se il PDF è di sola immagine
- Completare i dati mediante la ricerca nel database
- Verificare la validità dei dati utilizzando le regole di convalida
- Converti file PDF / TIF / JPG / PNG con scansione a colori in bianco e nero e ridimensionali a una risoluzione inferiore per ridurre le dimensioni del file
- Super Compress immagini a colori utilizzando Kofax PDF Color Compression (compressione MRC = contenuto raster misto) per ridurre i documenti a colori a un decimo delle dimensioni del file originale. (previsto per la versione futura)
- Esportare il risultato (file di documento e metadati) in una o più destinazioni di propria scelta
- Invia notifiche e-mail se si applicano determinate condizioni
Il client di amministrazione MetaServer dà accesso a tutte le funzionalità. Ciò include l'accesso alla configurazione dei flussi di lavoro, lo stato del server, la gestione degli errori, le impostazioni del client, ecc.
