11/03/2021
L'eliminazione della carta può migliorare la produttività del 30-35%, ma per migrare al digitale con successo, c'è necessità di avere gli strumenti giusti.
Sfortunatamente, è qui che molte aziende falliscono. Quali sono esattamente gli strumenti giusti? Cosa succede se non sai come scegliere il software di scansione adatto a te?
Ecco qui qualche utile suggerimento.
Suggerimento 1: Fai il punto delle tue esigenze di scansione
La verità è che non esiste un singolo software di scansione o acquisizione che possa dirsi adatto a tutti. Così come gli uffici di diverse dimensioni e in diversi settori saranno serviti al meglio da diversi modelli di scanner, questo accade anche con i software. Il primo passo per scoprire quale software di scansione è giusto per te, quindi, è fare il punto delle tue esigenze specifiche.
Per iniziare a mappare ciò di cui hai bisogno dal software di scansione, considera:
- La dimensione della tua azienda
- Quanti uffici o sedi comprende la tua azienda
- Il tuo budget
- Il tipo e il volume di documenti che ti aspetti o che devi scansionare
- Quanto è mobile la tua forza lavoro
- Che tipo di computer o infrastruttura cloud hai o in cui intendi investire
- Quanto è esperta di tecnologia la tua forza lavoro
Tutti questi fattori ti aiuteranno a determinare quanto sono adatti a te e alle tue esigenze i vari programmi software.
Suggerimento 2: il miglior software di scansione avrà l'OCR
Se dovessi nominare programmi per il titolo di "miglior software di scansione 2021", tutti i contendenti avrebbero almeno una cosa in comune: l'OCR. OCR, o riconoscimento ottico dei caratteri, è una funzione che consente al software dello scanner di tradurre i documenti scansionati in file che sono:
- Ricercabili
- Modificabili
- Accessibili
L'importanza di questo è quasi impossibile da sopravvalutare.
Ad esempio, immagina che la tua azienda gestisca contratti. Se dovessi scansionare la bozza di un contratto utilizzando un software non OCR, ti ritroveresti con un'immagine del contratto. Ciò consentirebbe di leggere il documento e stamparne una copia esatta.
Tuttavia, non sarai in grado di:
- Modifica il documento, costringendoti a ridigitare l'intera cosa da zero qualora qualcosa dovesse cambiare
- Utilizzare uno screen reader o un altro strumento per rendere il documento accessibile alle persone con disabilità
- Trovare parole o frasi nel documento utilizzando gli strumenti di ricerca standard
Queste limitazioni riducono ciò che puoi fare con i documenti scansionati. Aumentano anche la quantità di tempo ed impegno necessari da parte tua per gestire quei documenti, di volta in volta.
Con un programma software che include la funzione OCR, al contrario, è possibile accedere, condividere e utilizzare i dati nei documenti scansionati nello stesso modo dei file creati digitalmente da zero. Indipendentemente dal tuo settore o dalle intenzioni di digitalizzazione, l'OCR è la strada da percorrere.
Suggerimento 3: considera lo sviluppo di software che si corregge automaticamente
C'è davvero poco di più frustrante del dover utilizzare un documento di cui hai bisogno per lavorare solo per scoprire che oltre a non utilizzare l'OCR, l'utente precedente ha fatto un pessimo lavoro di scansione.
Potrebbe avere gli occhi di gallo. La colorazione o l'ombreggiatura potrebbero essere scadenti, rendendola sfocata e difficile da leggere. Potrebbero anche esserci versati sopra del caffè prima della scansione.
In ogni caso, il risultato è lo stesso: tu, i tuoi colleghi e i tuoi clienti dovete lavorare con un documento scadente.
Scegliere un software di scansione con correzione automatica significa non dover mai più affrontare quella frustrazione. Il miglior software per scanner corregge automaticamente:
- Nitidezza e chiarezza
- Scolorimento, comprese striature o macchie
- Orientamento e inclinazione
- Ritaglio
- Luminosità
Inoltre differenziano le foto dal testo e promuovono in altro modo l'OCR ottimale.
Suggerimento 4: non lasciare che lo scanner ti blocchi
Se disponi di una forza lavoro altamente mobile, scegli un software di scansione compatibile con i tuoi dispositivi mobili. Le app di scansione integrate mantengono i tuoi dipendenti in movimento senza sacrificare la qualità della scansione.
Se lavori principalmente in ufficio, cerca scanner e software per scanner in grado di tenere il passo con la velocità e il volume di documenti che devi acquisire. Questo è importante, perché i dispositivi lenti collegano il tuo personale allo scanner, creano code che rallentano il flusso di lavoro e portano alla frustrazione.
I dispositivi e il software giusti staranno al passo con te.
Suggerimento 5: assicurati che il tuo software sia supportato
Quale software di scansione vuoi: quello che è supportato da un team di esperti che ti rimette in funzione e corri subito ogni volta che si verifica un problema tecnico, o quello che devi mollare tutto e risolverti quando le cose vanno storte?
Ovviamente, non c'è concorso. Hai bisogno che il tuo software funzioni e devi sapere che se qualcosa va storto hai accesso a un supporto professionale che può rimetterti in carreggiata.
In caso di dubbio, scegli un software supportato da garanzie su cui puoi contare. La tua tranquillità ne vale la pena.
Suggerimento 6: aggiorna anche altra tecnologia
Prima di investire in un nuovo software per scanner, dai un'occhiata alla tua operazione. Stai usando tecnologia vecchia o obsoleta da qualche parte? Hai aggiornato o aggiornato i tuoi flussi di lavoro per allinearti con i tuoi obiettivi di efficienza e gestione dei record digitali?
In caso contrario, fai un passo indietro. La scelta di un software che si integra con la tecnologia obsoleta non è un buon investimento.
Investi in qualsiasi altro aggiornamento di cui hai bisogno per essere al passo con i tempi, siano essi orientati al processo o alle apparecchiature. In questo modo potrai scegliere gli scanner e il software per scanner che ti fanno davvero progredire e supportano i tuoi obiettivi a lungo termine.
Suggerimento 7: non perdere di vista il quadro generale
Quando si passa al digitale, può essere facile perdersi nei dettagli. Puoi preoccuparti di piccole differenze di costo, velocità e capacità per tutto il giorno.
Quando arriva il momento critico, tuttavia, la cosa importante è scegliere un software di scansione che:
- Fa quello che ti serve
- È facile da usare
- Adatto al tuo budget
- Si adatta al tuo stile di lavoro
- Viene fornito con un buon supporto tecnico
Concentrati sulla scelta di un software che si integri con il resto della tecnologia del tuo ufficio, la tua cultura aziendale e il tuo flusso di lavoro. Potresti essere sorpreso di quanto sia facile trovare il software giusto per te quando tieni gli occhi sul premio.
Hai domande? Possiamo aiutare.
Hai ancora domande su come trovare il miglior software di scansione per le tue esigenze? Contattaci per assistenza e supporto personalizzati.
